Cómo tomar buenas decisiones en el trabajo

¿Cómo sabes si tomas buenas decisiones en el trabajo? La vida adulta se caracteriza por la constante toma de decisiones, desde decisiones personales como elegir una pareja, amigos y relaciones familiares, hasta decisiones económicas sobre cómo administrar los recursos, cómo ahorrar y qué bienes adquirir.

Dentro de estas elecciones de vida resaltan las del campo laboral. Todos nos enfrentamos a tomar grandes decisiones como, por ejemplo, qué tipo de profesión realizar, qué tanto queremos avanzar en esa profesión, cuánto tiempo queremos dedicar a nuestra labor, acordar negocios importantes, cómo negociar con nuestros clientes, etc.

La toma de decisiones en el trabajo resulta extenuante, pues todo el tiempo debemos elegir.

Lamentablemente, dicho nivel de complejidad se incrementa en ambientes VICA, ambientes caracterizados por la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad.
Para saber cómo enfrentar las decisiones laborales en ambientes VICA o incluso fuera de ellos presentaremos 6 efectivos métodos que se pueden aplicar para tomar buenas decisiones.

• Método PROACT
• Mapas mentales
• Lean Marketing
• Diagrama espina de pescado o diagrama Ishikawa
• Matriz de decisión
• Análisis FODA

¿Qué son los Ambientes VICA?

El término VICA se refiere a las situaciones de crisis caracterizadas por la volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad. Esta palabra fue creada para describir la situación que se creó al terminar la guerra fría. La Unión Soviética se enfrentó a una época muy impredecible, en la que todo el tiempo surgían grupos rebeldes que generaban caos e incertidumbre generalizada.

Actualmente, las situaciones extremadamente complejas se denominan ambientes VICA. Todos los cambios sociales, económicos y culturales generados por el COVID-19 han dado lugar a que algunos especialistas identifiquen ambientes VICA en muchos lugares del mundo.

¿Qué significa enfrentar un momento volátil, con incertidumbre, complejo y ambiguo? Esta pregunta es muy atinada y cada una de estas características merece su detallada descripción.

Volatilidad. Es lo opuesto a la estabilidad, se refiere a situaciones que cambian constantemente sin previo aviso. Es una dinámica de cambio repentino que afecta a todo un organismo, industria, ciudad o país. Un ejemplo de volatilidad puede ser el cambiante precio de la gasolina o combustible.

Incertidumbre. Se trata de situaciones no predecibles que sufren de falta de estructura y orden, lo cual da lugar a una falta de comprensión o entendimiento de nuestro entorno. La incertidumbre tiende a provocar temor y estrés en las personas que se encuentran bajo este ambiente.

Complejidad. Lo contrario a situaciones sencillas, lineales Se refiere a situaciones compuestas por varios elementos interconectados, lo cual da lugar a ambientes difíciles y confusos que mezclan asuntos. La complejidad requiere una compresión detallada y experta de las situaciones, exige un análisis exhaustivo y sistemático.

Ambigüedad. Indica confusión y obscuridad, es decir, es lo contrario a la claridad y entendimiento. Lo ambiguo da lugar a varias interpretaciones o lecturas de la realidad, las cuales dificultan comprender con exactitud lo que sucede.

Buenas decisiones en el trabajo

En este artículo te vamos a dar algunas recomendaciones de cómo aproximarte a los problemas y tomar buenas decisiones en el trabajo, con el fin de que las malas decisiones sean las menos y tengas las mejores herramientas para afrontarlas.

• Soluciona un problema a la vez. Esta es una de las primeras recomendaciones que te ayudará a analizar con cuidado los pros y contras de cada uno, a pesar de que sean muchos los problemas que se acumulen.
• Busca el punto medio. Cuando se tienen que tomar decisiones en el trabajo entre varias personas, es importante recurrir a la honestidad y transparencia con el fin de obtener las distintas perspectivas y llegar a un punto medio. Las decisiones solucionadas con un punto medio significa cumplir con lo requerido y afectar al menor número de personas, que pueden ser empleados de otra área o de la misma.
• Investiga. La investigación es muy importante, con el fin de que las decisiones en el trabajo que se tomen sean informadas, acertadas y responsables. Es útil que investigues y aclares todas las dudas que puedas tener sobre el tema del cual tomarás esa decisión, esta es una gran perspectiva para que la decisión sea la correcta de forma indiscutible.
• Tómate tu tiempo. No debes jamás decidir de manera apresurada. Aunque a veces parece imposible, busca tomarte tu tiempo y analizar las posibilidades con la mente clara y despejada.
• No limites tus opciones. Si analizas varias opciones te darás cuenta de los distintos caminos que hay para tomar decisiones en el trabajo, ¡experimenta!
• Observa cómo lo han tomado otros. Cada uno de nosotros tiene su propia perspectiva y camino andado antes de llegar a donde estamos, por ello, seguir el ejemplo de otros que han obtenido resultados exitosos puede ser la solución.
• Identifica tus prioridades. Puede suceder que algunas decisiones en el trabajo entren en conflicto con nuestros valores, el camino más adecuado siempre es el más correcto, para ello es importante haber identificado tus prioridades, de esta manera las soluciones que decidas no te tomarán desprevenido.
• Organiza tu tiempo. Define fechas para dedicar y poner límites en las decisiones en el trabajo, gestiona bien tu tiempo y así evitarás que las cosas urgentes se acumulen en tu vida.
• Evalúa bien las opciones. Considera todas las alternativas, más arriba mencionamos no limitar tus opciones, pero también considera su efecto sobre el presente y el futuro para elegir la más adecuada.

Estas recomendaciones te ayudarán a gestionar de mejor manera tus problemas.

Método PROACT para tomar buenas decisiones

Cambiar de trabajo, hacer un cambio de carrera y pedir un ascenso son ejemplos de decisiones a las que nos enfrentamos en el entorno de trabajo. Muchas veces no estamos completamente seguros de tomar estas decisiones, pues conlleva muchos cambios. El método PROACT es una herramienta que nos puede ayudar a tomar estas decisiones que podrían cambiar nuestra vida. 

¿Qué es?

El método PROACT fue diseñado por John S. Hammond, Howard Raiffa y Ralp L. Keeney para tomar decisiones inteligentes. Este método promete llegar a la mejor decisión si se realiza un proceso de ocho pasos: Identificar el problema, los objetivos, las alternativas, las consecuencias, las transiciones, la incertidumbre, la tolerancia al riesgo y las decisiones vinculadas. 

Esté método tiene dos alternativas, dependiendo de qué tanta incertidumbre genere la decisión o qué tantas consecuencias tenga para la vida. Los primeros cinco pasos o factores pueden ayudar a cualquier persona a encontrar la mejor manera de actuar bajo un esquema de estrés. Los últimos tres pasos están pensados para las situaciones más extremas, por ejemplo para los ambientes VICA.

¿Cómo se aplica el método PROACT?

Para poner en práctica el método  PROACT de decisiones debes seguir los siguientes pasos:

1. Definir el problema. Identifica cuál es exactamente el problema o la situación en la que te encuentras y por la cual debes tomar una decisión. Intenta escribir el problema en unas cuantas líneas. 

2. Identificar los objetivos. Imagina cómo quieres que cambie tu situación después de tomar esa decisión, pregúntate: ¿qué es lo que quieres conseguir?, ¿cuál es la meta que deseas alcanzar?

3. Buscar alternativas. Asegúrate de haber pensado en todas las posibles decisiones que puedes tomar, es decir, en las diversas opciones posibles para ti. Muchas veces este paso es complicado porque es difícil ver todas las posibilidades. Deténte suficiente tiempo en este paso y si es posible consulta con otras personas las posibilidades que encuentran. 

4. Evaluar las consecuencias. Por cada alternativa que identificaste mapea las consecuencias que se podrían dar, descríbelas tanto como puedas.

5. Valorar las transiciones. Evalúa qué tanto se parecen los objetivos que planteaste en el paso dos a las posibles consecuencias de las alternativas que encontraste. Recuerda que no siempre existirá la opción perfecta, pero el objetivo es encontrar la mejor decisión de entre todas las posibilidades contempladas. 

6. Aclarar la incertidumbre. Cada una de las alternativas que planteaste implica cierto grado de incertidumbre, en este paso deberás intentar responder a las preguntas que se generen. Investiga casos parecidos al tuyo y el grado de éxito que se logró al tomar el camino que estás considerando. 

7. Analizar la tolerancia al riesgo. Cada decisión que tomes conlleva un riesgo, el riesgo de que tu decisión sea errónea. Por eso es importante que consideres cuál es el nivel de riesgo de cada alternativa y qué pasará si el camino que eliges resulta ser el incorrecto. En este paso, debes empezar a trazar el plan B de cada alternativa. 

8. Considerar las decisiones vinculadas. En este último paso debes considerar qué nuevas alternativas estarán abiertas en el futuro, muchas veces las decisiones implican mayor esfuerzo y dedicación a corto plazo, pero las recompensas a largo plazo son mayores. 

Una vez que apliques este método para tomar decisiones obtendrás una ruta probable que se acerca más a la meta que quieres alcanzar. Poco a poco te irás acostumbrando y se volverá tu herramienta imprescindible.

También puede ser el caso en el que decidas que no es el método para ti y por eso te presentamos diversas opciones para elegir tu favorita.

Usar mapas mentales para tomar buenas decisiones

En el trabajo tomamos decisiones todo el tiempo, a veces ni siquiera nos damos cuenta. Sin embargo, para tomar las decisiones más importantes es necesario ser muy conscientes.  Este proceso se complica aún más en ambientes laborales donde el estilo de liderazgo que se utiliza no es unilateral; es decir, no está centrado en una persona, sino en un equipo de trabajo.

Los mapas mentales son una herramienta eficaz para tomar decisiones de manera personal, pero también en equipo. En ellos puedes graficar o registrar el proceso que se sigue en el momento de hacer cualquier elección. 

¿Qué son los mapas mentales?

Los mapas mentales son un registro gráfico para representar información de cualquier tipo. Esta información se presenta de manera creativa, sencilla y estratificada. Este tipo de diagrama ayuda a explicar procesos, ideas y conceptos, a ordenarlos e incluso a crearlos. La mayoría de las veces los mapas mentales se crean alrededor de un tema o problema central y a partir este concepto central se derivan ideas o procesos secundarios que se organizan en ramas o brazos.  

Una de las ventajas de esta herramienta es que las ideas y conceptos se pueden representar de cualquier manera, puede ser por medio de dibujos, palabras, esquemas, oraciones o párrafos. Además, se pueden utilizar colores para resaltar ciertos procesos o partes.

Los mapas mentales son sin duda una de las herramientas más flexibles que se pueden encontrar. 

¿Cómo tomar buenas decisiones en el trabajo usando mapas mentales?

Comienza colocando la idea principal en el centro, en este caso escribe, dibuja o esquematiza en el centro el problema que deseas solucionar. ¿Por qué debes tomar una decisión? Una vez que logres representar el problema crea una rama para cada paso involucrado en tu toma de decisiones. Estos pueden ser:

1. Los criterios con los que evaluarás cuál es la mejor opción
2. Todas las posibilidades que te pueden ayuden a resolver tu problema
3. El análisis o evaluación de cada una de las posibilidades utilizando los criterios que determinaste anteriormente
4. La revisión de cada uno de los pasos anteriores
5. La justificación de la alternativa seleccionada

Si tomas una decisión de manera colectiva puedes realizar un mapa mental en una sesión de trabajo. Pide a todos los involucrados que representen sus ideas y colaboren activamente en la construcción del mapa mental.

¿Cuáles son las ventajas de los mapas mentales?

Los mapas mentales son una excelente alternativa para tomar decisiones en el trabajo porque son muy flexibles y permiten tener en la mira al problema principal. Esta herramienta se adapta a los procesos cognitivos de cada persona o equipo, pues permiten agregar información tanto como se requiera. 

Otra de las ventajas es que los mapas mentales se pueden consultar en cualquier momento, se trata de una representación fácil de comprender y al mismo tiempo muy llamativa; son herramientas visuales para presentar cualquier tipo de información. Estos esquemas permiten señalizar cómo se relacionan los conceptos o ideas presentadas. 

Aprovecha esta excelente herramienta para tomar buenas decisiones en el trabajo.

Lean marketing 

En pocas palabras, el marketing es la especialización que se enfoca en generar un mayor número de clientes y por ende incrementar las ventas de cualquier negocio. El marketing está asociado a redes sociales, a promocionales y a campañas televisivas. Es cierto que estos son los principales medios de publicidad hoy en día; sin embargo, detrás de cada anuncio hay un equipo enfocado en analizar cuál es la mejor manera de aproximarse a los clientes. 

Asimismo, el marketing se encarga de conocer a los clientes que utilizan un producto o servicio. Idealmente, reciben retroalimentación de las personas y con esas opiniones deciden cuál es la mejor dirección para promociones futuras.

¿Qué es el lean marketing?

Ahora bien, el término lean marketing está enfocado a incrementar las ventas de los negocios aplicando métodos efectivos. Uno de los objetivos de esta propuesta es gastar menos recursos y lograr mejores resultados. Por ejemplo, investigando el mercado para enfocar los recursos en los medios más acertados. 

El lean marketing se implementa normalmente en Startups, que son empresas jóvenes que quieren escalar su tamaño y ganancias de manera rápida. Por ello, el lean marketing se trata de un método ágil y experimental enfocado a aprender rápidamente. Dicho aprendizaje se logra a través de prueba y error. Se crean campañas pequeñas enfocadas a ciertos sectores, se analizan los resultados, se aprende de los errores y se vuelve a lanzar otra campaña mejorada. 

Por lo anterior, el crecimiento se logra de manera continua y constante. Al mismo tiempo, la empresa se va adaptando rápidamente al mercado y a las necesidades de sus clientes. Lean marketing se trata de un proceso de continuo cambio, aprendizaje y optimización. Lo importante es aprender rápido, no evitar los errores.  El lean marketing se concentra en recibir retroalimentación de los clientes incluso cuando los productos no están terminados.

¿Cómo tomar decisiones con este método?

El lean marketing es un método que puedes utilizar para tomar tomar decisiones en el trabajo. Sus principios son aplicables a diversos ambientes. Para aplicar este método al momento de tomar decisiones debes tener una actitud experimental. 

Lo más importante es dejar el perfeccionamiento de lado. Muchas personas no comparten sus ideas, creaciones o proyectos hasta que estén terminados. Hacer esto limita las posibilidades de recibir retroalimentación y por lo tanto oportunidades de mejorar y evolucionar. 

Para tomar una buena decisión en el trabajo, lo mejor es evaluar las opciones y elegir la mejor opción disponible en ese momento, aun cuando esa opción no sea ideal. Lo importante es no perder el tiempo, sino comenzar la acción. Eso sí, con una mentalidad flexible y analítica.  Analítica porque es importante evaluar constantemente si la decisión tomada está dirigiéndonos hacia la meta y flexible para realizar los ajustes necesarios. 

Aplicar el método lean marketing para tomar buenas decisiones en el trabajo implica comenzar a menor escala. Es decir, comenzar con proyectos pequeños y una vez que el proyecto haya evolucionado ir aumentando el impacto de las decisiones. 

El diagrama de espina de pescado o diagrama de Ishikawa

El diagrama de Ishikawa se conoce bajo varios nombres, algunos lo nombran diagrama de espina de pescado y otros diagrama de causa y efecto. Esté método es un proceso para identificar el origen de los problemas empresariales. 

Kaoru Ishikawa ideó este método en 1943 que puede ser aplicado por cualquier persona dentro de una empresa, desde un empleado que está comenzando su carrera profesional hasta los directivos o miembros del consejo. 

¿Qué es el diagrama de Ishikawa?

El problema se conoce como un efecto o consecuencia, por ello lo que se busca es la causa o raíz del problema.. El objetivo es encontrar dicha causa para poder corregirla o eliminarla. El modelo mental bajo el que fue creado este diagrama de espina de pescado considera que los problemas surgen en medio de un sistema, por lo cual un problema podrá tener más de una causa. La mejor manera de aplicar este método es en equipo, así se lograrán ventajas como mejoras en los procesos. 

¿Cómo se aplica el diagrama de espina de pescado?

El primer paso de este marco es identificar el problema o efecto que se quiere solucionar, es decir, especificar cuál es la consecuencia que se quiere mejorar. 

Una vez identificada, procede a crear el esquema de pescado. Se trata de una línea horizontal, en donde el efecto se escribe dentro de un rectángulo en el extremo derecho. A continuación, crea líneas perpendiculares y especifica cuáles son las posibles causas de ese efecto. Trata de involucrar a varias personas para tener mejores posibilidades de encontrar la o las causas. 

Una vez identificadas las posibles causas, en conjunto acuerden cuál es es la principal. Es posible llegar a la conclusión de que dos o más causas que se mezclan son las que causan el problema.

Una vez identificada la causa o causas es momento de planificar las acciones necesarias para erradicar los efectos. Creen un plan de acción objetivo para evitar que la causa del problema vuelva a surgir. 

¿Cuáles son los tipos de efecto?

Al momento de hacer la lluvia de ideas sobre las posibles causas, ten en mente que estas pueden ser de al menos 6 tipos.

1. Método. Se refiere a una secuencia de actividades que conforman un proceso. Es posible que el proceso por completo sea erróneo o que alguna de sus partes esté generando el efecto indeseado 
2. Herramientas y maquinaria. Los errores pueden ser causados por el mal funcionamiento de la maquinaria
3. Error humano. La falta de preparación, de ejecución, la distracción o incluso la falta de motivación son factores que pueden detonar errores
4. Materiales. Si tu producto o servicio incluye materia prima esta también puede estar en mal estado o simplemente puede ser de una calidad menor a la requerida 
5. Medidas. Este tipo de causa se refiere a las medidas o decisiones tomadas de manera desatinada 
6. Medio ambiente. En muchas ocasiones, las condiciones climatológicas pueden detonar problemas inesperados o no tomados en cuenta al momento de diseñar los procesos 

Con estos tipos de efecto, establece cuál es el más relacionado con su problema y procede a construir un nuevo proceso de acciones que solucionarán el efecto indeseado.

Matriz de decisión

Uno de los esquemas más utilizados para tomar decisiones en el trabajo es la matriz de decisión.

Esta puede ayudarte a guiar a tu equipo hacia el camino deseado. La matriz de decisión es utilizada por negocios y empresas que buscan elegir de la manera más rápida posible, pues con esta herramienta puedes visualizar las ventajas y desventajas de tus opciones de una manera cuantitativa. 

¿Qué son las matrices de decisiones?

Son herramientas evaluativas que sopesan los factores o características que conforman diferentes alternativas. La matrices de decisiones también se conocen como matriz de Pugh, análisis cuadricular, matriz de selección de problemas o cuadrícula de decisiones. 

Uno de los requisitos para utilizar una matriz de decisiones es contar con diversas opciones que se puedan comparar bajo los mismos criterios. Por ejemplo, elegir entre dos o tres CRMs, seleccionar un empleado de entre varias opciones o elegir a un socio entre varios candidatos. 

Las matrices de decisiones son una buena herramienta para tomar decisiones en el trabajo porque te ayudarán a reducir las opciones que tienes hasta encontrar la mejor, todo esto siguiendo un esquema lógico de pensamiento. Al final contarás con un resultado numérico que te mostrará cuál es la mejor decisión para ti. 

¿Cómo utilizar una matriz de decisiones?

El primer paso es identificar cuáles son las opciones con las que cuentas. Después nombra cada uno de los criterios que vas a comparar y que afectarán de una u otra manera la decisión que tomes. Por ejemplo, si la decisión que vas a tomar es entre distintos softwares para tu compañía, puedes tener como criterio el costo, las características, la rapidez de atención al clientes, la facilidad de uso, etc. 

Una vez que logres estos dos pasos, es momento de crear una cuadrícula. En la primera columna escribe el nombre de las opciones que vas a considerar y en las filas determina los criterios que vas a tomar en cuenta. Una vez que tengas la matriz es momento de calificar bajo una escala numérica el desempeño de tus opciones en cada criterio. 

Las escalas que puedes utilizar son del 1 al 3, siendo 3 la mejor opción, o bien, si esta escala no te parece suficiente puedes usar una escala que vaya del 1 al 5. Esta parte de la matriz de decisiones es totalmente personalizable y puede ser tan compleja como lo requieras.

Si en las decisiones que debes tomar hay algún factor que tenga más peso que otro, entonces deberás asignarle un valor a cada criterio. En nuestro ejemplo del CRM, el precio puede tener un peso 3, mientras que la facilidad de uso un valor de 2. 

Para obtener el valor de cada criterio debes multiplicar el peso del criterio por la calificación que le otorgaste en la primera escala. Finalmente, para obtener tu resultado final sólo debes sumar los números obtenidos en cada criterio para cada opción. 

Análisis FODA

Si cuentas con un proyecto específico y quieres hacer una análisis sobre qué tan viable es y cómo podría desempeñarse a comparación de otros proyectos tu mejor opción es realizar una análisis FODA. 

Este análisis es un proceso para identificar, fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para tu proyecto. Normalmente se lleva a cabo para comparar tu proyecto con las tendencias del mercado y lograr que tu proyecto destaque entre otras opciones. 

¿Qué es el análisis FODA?

El análisis FODA se utiliza para pequeños negocios, ambientes de mercadotecnia y de planeación de proyectos. Se trata de una técnica simple de identificación de oportunidades de mejora. El objetivo de este análisis es contar con una perspectiva general de aquello que estás evaluando. Así como descubrir cuáles son las mejoras en las que te debes enfocar. 

Cada una de las letras de este análisis indica los aspectos a evaluar. Es decir, debes preguntarte por las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. 

¿Qué significa fortaleza, oportunidad, debilidad y amenaza?

Si bien estas palabras son descriptivas por sí mismas, no está de más dar una pequeña explicación de cada uno de los aspectos que conforman el análisis FODA. 

Fortaleza

Este aspecto hace referencia a aquellas iniciativas, procesos, protocolos o etapas del servicio que funcionan de manera adecuada. Las fortalezas señalan aquellas características de tu proyecto o negocio que son mejores que tu competencia o productos parecidos al tuyo. Para descubrir cuáles son las fortalezas de tu negocio puedes apoyarte en las siguientes preguntas: ¿qué hacemos bien?, ¿qué hace a nuestro negocio especial?, ¿qué es lo que nuestros clientes valoran más de nosotros?

Debilidades

Las debilidades se refieren a los procesos, aspectos o iniciativas que no funcionan de manera correcta. Se trata de los puntos débiles de tu producto, servicio o negocio y de cuestiones que tu competencia realiza mejor. Las debilidades son aquellas cosas que debes mejorar de tu proyecto. Las preguntas que puedes seguir para descubrir las debilidades son: ¿qué procesos no funcionan bien?, ¿qué características podrían ser mejor?, ¿en qué aspectos del negocio se podrían maximizar los recursos u obtener mejores ganancias?

Oportunidades

Las oportunidades son una mezcla de las fortalezas y las debilidades, así como de cualquier otra iniciativa externa que pueda hacer que tu negocio o proyecto sea más competitivo. Encontrar las oportunidades puede ser complicado, puedes guiarte con las siguientes preguntas para identificarlas: ¿qué recursos se pueden utilizar de mejor manera?, ¿qué áreas o aspectos deben ser mejorados?, ¿qué características tienen nuestros competidores y nosotros no ofrecemos?, ¿qué nos hace falta para alcanzar las metas de este trimestre o año?

Amenazas

Señalan las cuestiones más urgentes, en otras palabras, las cosas que debes atender de manera inmediata pues pueden generar problemas. La amenazas se refieren a cuestiones externas a tu negocio, las preguntas que te pueden guiar para encontrar las amenazas son: ¿qué cambios en el mercado son alarmantes?, ¿cuáles son las próximas tendencias del sector?, ¿qué hace la competencia mejor que nosotros? 

Con estas prácticas herramientas que hemos recopilado para ti tomarás la mejor decisión para ti y tu negocio, cuéntanos cuál es tu favorita y cuál sueles usar.